L’introduzione nell’ordinamento nazionale di un sistema di gestione delle segnalazioni e di un’adeguata tutela del dipendente che segnala condotte illecite dall’interno dell’ambiente di lavoro è prevista in convenzioni internazionali (ONU, OCSE, Consiglio d’Europa) ratificate dall’Italia, oltre che in raccomandazioni dell’Assemblea parlamentare del Consiglio d’Europa.
In particolare, la legge 6 novembre 2012, n. 190, con l’articolo 1, comma 51, ha introdotto l’art. 54-bis all’interno del d.lgs. 165/2001 in virtù del quale è stata prevista una misura finalizzata a favorire l’emersione di fattispecie di illecito, nota nei paesi anglosassoni con il termine di whistleblowing. Con il Regolamento per la gestione delle segnalazioni e per l’esercizio del potere sanzionatorio in materia di tutela degli autori di segnalazioni di illeciti o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro di cui all’art. 54-bis del d.lgs. 165/2001, ANAC ha definito ulteriori disposizioni operative in materia.

L’Unione Europea ha successivamente licenziato la Direttiva Europea 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, al fine di creare uno standard minimo per la protezione dei diritti dei whistleblowers in tutti gli stati membri. L’Italia ha attuato la Direttiva Europea con d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24.
Con l’adozione della presente Procedura, il GRUPPO FB S.r.l. (di seguito anche la Società) – “soggetto privato” ai sensi dell’art. 2, co. 1, lett. q n.1) del d.lgs. 24/2023 – ha inteso conformarsi alle suddette prescrizioni normative.

Lo scopo è:

• evidenziare le regole cui il GRUPPO FB S.r.l. deve conformarsi;
• precisare le modalità di gestione delle segnalazioni;
• dettagliare le modalità seguite per tutelare la riservatezza dell’identità del Segnalante, del contenuto della Segnalazione e dell’identità di eventuali soggetti indicati. La procedura intende, quindi, rimuovere i fattori che possono disincentivare o ostacolare il ricorso alle segnalazioni di violazioni, come ad esempio dubbi e incertezze circa le modalità da seguire e timori di ritorsioni o discriminazioni. L’obiettivo perseguito è quello di fornire al whistleblower chiare indicazioni operative in merito all’oggetto, ai contenuti, ai destinatari e alle modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché circa le forme di tutela che gli vengono offerte nel nostro ordinamento.

Il procedimento di gestione delle segnalazioni garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante sin dalla ricezione e in ogni contatto successivo alla stessa. Ciò, tuttavia, non significa che le segnalazioni siano anonime, rilevato che chi segnala illeciti è tenuto a dichiarare la propria identità al fine di vedersi garantita la tutela dell’istituto del whistleblowing.

Il GRUPPO FB S.r.l. ha istituito un canale di Segnalazione interna che garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione. In armonia all’art. 4, co. 2, del d.lgs. 24/2023, la gestione del canale di Segnalazione interna è affidata al Responsabile Segnalazioni.
A tal fine, le segnalazioni possono essere effettuate mediante una piattaforma informatica crittografata messa a disposizione sul sito del GRUPPO FB S.r.l. accedendo tramite il seguente link: https://gruppofb.segnalachi.it/

Sulla piattaforma è caricato un questionario che guida il segnalante nel percorso di segnalazione attraverso domande aperte e chiuse, alcune delle quali obbligatorie. È anche possibile allegare documenti alla segnalazione.
Il Responsabile Segnalazioni accede alla propria area riservata e alle informazioni di dettaglio delle varie segnalazioni ricevute.
In alternativa, è possibile effettuare le segnalazioni utilizzando l’apposito modulo disponibile sul sito aziendale nella sezione “WHISTLEBLOWING”, inviandolo per posta ordinaria al seguente indirizzo GRUPPO FB S.r.l. CIS di Nola 80035 – via Boscofangone – Nola (NA). In questo caso è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “NON APRIRE – RISERVATA AL RESPONSABILE SEGNALAZIONI. Nel caso in cui la Segnalazione sia stata presentata nelle modalità di cui alla precedente modalità, l’identità del Segnalante sarà conosciuta solo dal Responsabile Segnalazioni, che ne garantisce la riservatezza. Di norma, la Segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

• l’identità del soggetto che effettua la Segnalazione;
• la descrizione chiara e completa dei fatti oggetto di Segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
• le generalità o gli altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
• l’indicazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Il Segnalante deve fornire tutti gli elementi utili affinché si possa procedere alle verifiche ed agli accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati.
Infine, sarà possibile effettuare anche segnalazioni in forma orale, chiedendo un appuntamento telefonico, o eventualmente un incontro personale, con il Responsabile Segnalazioni, fissato entro un termine ragionevole.
Le segnalazioni in forma orale vengono verbalizzate e il verbale deve essere firmato dalla persona segnalante, affinché sia processato. È opportuno ricordare che le segnalazioni in forma orale non offrono la stessa riservatezza tecnologica delle segnalazioni effettuate tramite piattaforma crittografata.